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Bisher haben UZH-Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung auf Papier per Post erhalten. In den kommenden Monaten wird sich das sukzessive ändern. Schon Ende Juli wird sich ein Teil der UZH-Mitarbeitenden auf dem neuen Employee Self-Service Portal (ESS) einloggen können und dort die Lohnabrechnung einsehen und als PDF herunterladen können. Zudem können sie ihre Bankverbindungen schnell und einfach selbst aktualisieren.
Das neue Portal ist effizienter, nachhaltiger und kostengünstiger als die bisherige Zustellung der Lohnabrechnung auf Papier. Und es gewährleistet eine hohe Datensicherheit – dank Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung. «Briefe oder Mails können falsch zugestellt oder von Unbefugten geöffnet werden. Im Vergleich dazu ist das ESS-Portal deutlich sicherer», sagt Thomas Sutter, Leiter Zentrale Informatik der UZH.
Die Einführung des ESS erfolgt schrittweise für die verschiedenen Organisationseinheiten. Zuerst werden die Mitarbeitenden der Vetsuisse Fakultät (VSF) und der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät (WWF) sowie der Zentralen Dienste (ZDU) auf das Portal zugreifen können, danach folgen die weiteren Fakultäten. Die betreffenden Führungs- und Personalverantwortlichen sowie die Mitarbeitenden werden darüber persönlich informiert.
«Das Portal ist nicht dazu da, administrative Tätigkeiten auf die Mitarbeitenden abzuwälzen, sondern Gesamtprozesse zu vereinfachen», betont Sutter. Statt also beispielsweise wie bisher neue Bankverbindungen per Mail an die Personaladministration zu schicken, können die Mitarbeitenden sie neu direkt ins System eingeben. Dadurch entsteht für sie kein zusätzlicher Aufwand. Die Administration wird entlastet, ohne die Mitarbeitenden zusätzlich zu belasten.
In den meisten HR-Prozessen ist weiterhin die persönliche und fachliche Betreuung und Abwicklung durch HR-Expert:innen nötig.
Für Studierende gibt es an der UZH bereits Tools, die mit dem ESS-Portal vergleichbar sind, etwa für Semestereinschreibungen oder für das Modulbuchen. Auch die Self-Services für Mitarbeitende werden sukzessive erweitert. Noch in diesem Jahr wird eine Applikation zur elektronischen Spesenabrechnung eingeführt.
Gesamthaft gesehen ist der Selbstservice aber nur für einen geringen Teil der HR-Prozesse eine Option. «Geeignet sind nur Prozesse, die einfach und selbsterklärend sind und für die den Mitarbeitenden alle benötigten Daten vorliegen», sagt Sutter. «In den allermeisten HR-Prozessen ist weiterhin die persönliche und fachliche Betreuung und Abwicklung durch HR-Expert:innen nötig.»
Die Einführung des ESS-Portals steht im Zusammenhang mit breit abgestützten Bestrebungen zur Weiterentwicklung des HR an der UZH. Koordiniert wird die Entwicklung im strategischen Projekt «HREvolution», für das die Universitätsleitung im Mai 2023 grünes Licht gegeben hat. «Das Projekt soll dazu beitragen, dass alle Mitarbeitenden der UZH bedarfsorientierte, effiziente und – wo sinnvoll – digitalisierte HR-Dienstleistungen erhalten, und dass die zentralen und dezentralen HR-Mitarbeitenden über das erforderliche Knowhow und die erforderlichen Werkzeuge für Dienstleistungen in hoher Qualität verfügen», sagt Projektleiter Adrian Scheidegger.
So vielfältig wie die UZH insgesamt, so vielfältig sind auch die hier vertretenen Berufe und die Beschäftigungsverhältnisse. Entsprechend komplex ist das HR-Management an der UZH strukturiert. Es besteht aus der Abteilung Personal, der Abteilung Professuren und den dezentralen HR-Verantwortlichen. Diese stellen die HR-Dienstleistungen wie Beratung, Administration sowie Personal- und Führungsentwicklung bereit. Zusätzlich entwickelt die neu gegründete Leadership and Governance Academy spezifische Führungsentwicklungs- und Weiterbildungsangebote für Professor:innen. «Das Nebeneinander der Abteilung Personal und der Abteilung Professuren ist sinnvoll, denn viele unserer Aufgaben sind mehrheitlich komplementär», sagt Jörg Kehl, Leiter der Abteilung Professuren.
Das Nebeneinander der Abteilung Personal und der Abteilung Professuren ist sinnvoll, denn viele unserer Aufgaben sind mehrheitlich komplementär.
Eine spezifische Aufgabe der Abteilung Professuren ist der Support in Berufungsverfahren. Diese Aufgabe hat sich im Zuge der Reform «Governance 2020+» verändert, weil die Verantwortlichkeiten der Universitätsleitung und der Dekan:innen neu verteilt wurden. «Nun gilt es, die dadurch veränderte Rolle der Abteilung Professuren zu präzisieren und weiterzuentwickeln», sagt Jörg Kehl.
Auch die Klärung und Vereinfachung von Schnittstellen der Abteilung Professuren zu anderen Organisationseinheiten ist ein Thema. Insbesondere in Bezug auf die Abteilung Personal besteht trotz Komplementarität ein starkes Potential für Synergienutzungen. So läuft beispielsweise die Administration von Krankheitsmeldungen bei den Professor:innen gleich wie bei allen anderen Mitarbeitenden ab.
Seit Anfang 2023 befindet sich die Abteilung Personal (die zuvor der Direktion Finanzen und Personal zugeordnet war) zusammen mit der Abteilung Professuren unter dem gemeinsamen Dach des Prorektorats Professuren und wissenschaftliche Information. «Das erleichtert die integrierte Weiterentwicklung des HR-Managements an der UZH», sagen Karin Bertschinger, Leiterin HR, und Jörg Kehl, Leiter der Abteilung Professuren, übereinstimmend.
Längst nicht alle HR-Prozesse an der UZH werden von den Abteilungen Professuren und Personal abgedeckt. Viele HR-Aufgaben in grösserem oder kleinerem Umfang werden in den einzelnen Organisationseinheiten (Instituten und Abteilungen) vor Ort von dezentralen Personalverantwortlichen erledigt. Zum Beispiel das Erfassen von Personaldaten oder die Administration von Einstellungen und Austritten.
Von den insgesamt ca. 9900 Mitarbeitenden der UZH gehören ca. 500 zur heterogenen Gruppe der dezentralen Personalverantwortlichen, darunter zum Beispiel Geschäftsführer:innen und Verwaltungsmitarbeitende, Assistierende oder Forschungsgruppenleitende. Manche dieser dezentralen Personalverantwortlichen befassen sich schwerpunktmässig mit HR-Aufgaben und machen jährlich über 1400 digitale Transaktionen in diesem Bereich, andere sind nur am Rande damit beschäftigt und machen nicht mehr als 50 digitale Transaktionen.
Wie für alle anderen Mitarbeitenden soll die UZH auch für HR-Fachpersonen ein attraktiver Arbeitsort mit spannenden Aufgaben und guten Laufbahnaussichten sein.
«Das duale System von zentralen HR-Fachpersonen in den Abteilungen Personal und Professuren und dezentralen Personalverantwortlichen in den einzelnen Organisationseinheiten der UZH funktioniert grundsätzlich gut, stösst aber an gewisse Grenzen bezüglich professioneller HR-Dienstleistungen für die UZH Mitarbeitenden, weil zum Beispiel das HR-Knowhow nicht überall gleich tief und breit vorhanden ist, und weil im dezentralen HR viele verschiedene Aufgaben mit teilweise geringen Beschäftigungsgraden zu bewältigen sind», sagt Karin Bertschinger.
Die Absicht, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für alle HR-Rollen genauer zu definieren, das HR-Fachwissen zu stärken und eine gemeinsame «HR-Community» für die UZH zu bilden, besteht an der UZH schon seit längerem. 2019 wurde ein Projekt «integriertes HR@UZH» lanciert, um zentrale und dezentrale HR-Dienstleistungen mit Blick auf die gesamte HR-Organisation besser aufeinander abzustimmen – immer mit dem Ziel, den UZH-Mitarbeitenden möglichst professionelle und bedarfsorientierte zentrale und dezentrale HR-Dienstleistungen anbieten zu können. Das Projekt «HREvolution» verfolgt die Anliegen dieses Vorgängerprojekts in erweitertem Rahmen weiter, wobei es die Digitalisierung noch stärker akzentuiert und die Abteilung Professuren mit einbezieht.
Fast zeitgleich mit der Lancierung des Projekts HREvolution hat die UZH auch ihre Digitalstrategie verabschiedet. Sie setzt die Leitplanken für künftige Digitalisierungs-Massnahmen an der UZH – auch im Bereich HR. «Die Lancierung dieser Strategie bedeutet Rückenwind für die weitere schrittweise Digitalisierung wesentlicher HR-Prozesse», sagt Thomas Sutter. Das eingangs erwähnte, allen Mitarbeitenden zugängliche ESS-Portal ist dafür nur eines von vielen Beispielen.
Als weiteres Beispiel für die Verbesserung digitaler Lösungen nennt Sutter die Eintritts- und Austrittsprozesse. Jede neue angestellte Person braucht beim Stellenantritt Arbeitsplatz, Schlüssel, UZH-Card, Laptop, IT-System-Zugriffsrechte etc. Heute müssen die Personalverantwortlichen sowie die Führungsverantwortlichen diese Teilprozessschritte separat auslösen und dabei sicherstellen, dass nichts vergessen geht. «Wir wollen diese Teilprozesse verbinden und daraus einen durchgängigen Gesamtprozess machen, durch den die Beteiligten digital geführt werden», erklärt Sutter. Personaldaten sollen dann nur noch einmal erfasst werden. Dasselbe gilt auch für Austrittsprozesse.
Mit digitalen Hilfsmitteln können wir viele Prozesse einfacher, effizienter und nutzungsfreundlicher gestalten, umgekehrt bringen digitale Lösungen aber oft erst dann den vollen Nutzen, wenn wir vorher die Prozesse optimieren.
Das Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, bestehende Abläufe nicht ungeprüft zu digitalisieren. «Wir müssen die Technik und die Prozessplanung gleichzeitig im Auge behalten», betont Sutter. So sieht es auch Projektleiter Adrian Scheidegger. «Mit digitalen Hilfsmitteln können wir viele Prozesse einfacher, effizienter und nutzungsfreundlicher gestalten, umgekehrt bringen digitale Lösungen aber oft erst dann den vollen Nutzen, wenn wir vorher die Prozesse optimieren. Darum verknüpfen wir im Projekt HREvolution die beiden Aspekte miteinander», sagt er.
Zur Weiterentwicklung der HR-Prozesse gehört auch, dass die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen vor allem der Personalverantwortlichen an der UZH so präzise wie möglich definiert werden. Wichtige Themen sind ausserdem Weiterbildungsmöglichkeiten, Knowhow-Transfer sowie Karrieremodelle und Entwicklungsmöglichkeiten im HR. «Wie für alle anderen Mitarbeitenden soll die UZH auch für HR-Fachpersonen ein attraktiver Arbeitsort mit spannenden Aufgaben und guten Laufbahnaussichten sein», sagt Karin Bertschinger. Sie legt grossen Wert darauf, dass die «HR-Community» inhaltlich in das Projekt HREvolution einbezogen wird. «Das Projekt birgt die Chance, das HR an der UZH zu integrieren und zu stärken», ist sie überzeugt.
