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«Wir sind alle Optimisten», lacht Claudia Hiestand. Das Lachen der SAP-Koordinatorin des Ressorts Studierende der Universität Zürich verrät, dass die Umstellung auf die Online-Einschreibung eine Herausforderung und ein gewaltiges Stück Arbeit bedeutet. Zur Erinnerung: Seit dem 18. Mai müssen sich die Studienanwärterinnen und -anwärter mit Schweizer Zeugnis online bewerben. Dieser erste Schritt läutete die sukzessive «Online-isierung» des gesamten Einschreibeprozedere und die Studierendenadministration auf dem SAP-Campus-Management ein.
Spürt das Ressort Studierende bereits ein Entlastung durch das SAP-Campus-Management, das die Online-Daten aufnimmt und verwaltet? «Bisher noch nicht», findet Claudia Hiestand, «aber spätestens im Februar 2006, wenn die Einschreibungen für das Sommersemester losgehen, wird der Aufwand sicher kleiner sein.» Und fügt lachend besagtes «Wir sind alle Optimisten» bei.
Wie jede Umstellung auf ein neues System bedeutet das zu Beginn in erster Linie eine Menge Mehraufwand. Einige Wochen Überzeit hat Claudia Hiestand, die derzeit auch als Stellvertreterin ad interim des Ressort-Leiters Thomas Tschümperlin amtet, bereits angesammelt. Trotzdem ist sie zufrieden. Die knapp 3000 Erstimmatrikulierten mit Schweizer Zeugnis haben die Online-Formulare praktisch alle problemlos und bestens ausgefüllt, berichtet sie. Die Hotline war zu keiner Zeit überlastet, und im Verhältnis zu allen eingegangenen Bewerbungen kamen nur ein paar wenige Nachfragen. Auch konnte so gut wie allen Bewerbern und Bewerberinnen bereits eine erste briefliche Antwort gegeben werden.
Nun folgt die Feuerprobe: Ab sofort müssen die 23'000 Studierenden der Universität Zürich online ihre Semestereinschreibung vornehmen. Und das möglichst noch vor Ende der Vorlesungszeit – denn mit Beginn der grossen Semesterferien wird es schwierig, Studierende zu erreichen, und die Universität braucht die Angaben, wer von den bisher Eingeschriebenen sich auch im folgenden Semester zu immatrikulieren gedenkt, für ihre Planung, für den Versand der Semestergebühren und für die Zulassung zur Modulbuchung.
Bisher ging die Semestereinschreibung so: Man aktualisierte als Student oder Studentin von Hand sein persönliches Datenblatt, steckte die korrigierte Version in ein rotes Couvert und warf es in eine der aufgestellten Urnen. Jede dieser Rückmeldungen und alle studentischen Korrekturen wurden daraufhin von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Ressorts Studierende von Hand in den Computer eingegeben. In Zukunft soll dieser zeitintensive Arbeitsschritt wegfallen, da die Online-Eingaben direkt ins SAP-System «einfliessen».
Für dieses erste Mal allerdings glaubt Claudia Hiestand, dass «man die Einschreibungen wie bisher noch einzeln wird überprüfen müssen». Doch mit jeder erfolgreich bewältigten Online-Semestereinschreibung wächst die Routine. Bis irgendwann, in hoffentlich nicht allzu ferner Zeit, der ganze Datentransfer (fast) wie von alleine gehen wird. Dann wird das Ressort Studierende wieder mehr Zeit für die individuelle Betreuung der Immatrikulierten aufwenden könnnen.
