«Mich fasziniert der universitäre Kosmos»

Herr Hug, seit acht Monaten sind Sie als neuer Direktor Finanzen der Universität Zürich im Amt. Haben Sie sich an der UZH schon eingelebt?

Ja, ich fühle mich sehr wohl. Ich durfte mich in den letzten Monaten ausgiebig an der UZH umsehen und habe viele Institute, Abteilungen und Einheiten besucht – um mich vorzustellen, aber auch um die Strukturen der UZH und die verschiedenen Arbeitsrealitäten kennenzulernen und live zu erleben. Auch die Gespräche mit Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen haben mir geholfen, die UZH als komplexes Ganzes zu verstehen. Zwei Dinge haben mich besonders beeindruckt: Zum einen, dass die UZH noch viel kleinteiliger und vielfältiger ist als gedacht. Und zum anderen, mit welcher Leidenschaft hier geforscht, gelehrt und gearbeitet wird.

Sie waren lange bei einem Industriekonzern in verschiedenen Führungspositionen im In- und Ausland tätig. Was hat Sie dazu bewogen, an eine Universität zu wechseln?

Die Neugier auf Neues! Mich fasziniert der universitäre Kosmos. Vor meiner Bewerbung habe ich mir die Organisation der UZH mit ihren so zahlreichen und verschiedenen Einheiten angeschaut und bereits vermutet, dass die Herausforderungen hier anders, aber keinesfalls weniger spannend sein würden. Ich wurde nicht enttäuscht! Die Vielseitigkeit übt einen grossen Reiz auf mich aus. Ich freue mich auf den Austausch mit UZH-Angehörigen der unterschiedlichsten Fachrichtungen und Zuständigkeitsbereiche. Eine breite Diskussionskultur ist mir wichtig, und die finde ich hier. Ich schätze ausserdem, dass ich an der UZH die Möglichkeit habe, an langfristigen Prozessen mitzuarbeiten.

Sie sind von ihrem früheren Arbeitsleben andere Zeithorizonte gewohnt. Müssen Sie sich erst noch einen längeren Atem antrainieren?

(lacht) Keine Angst, mein Geduld-Kontingent ist noch voll, auch weil ich so viel Neues lerne. Aber es stimmt natürlich: In der Industrie muss man immer sehr schnell auf äussere Einflüsse reagieren können. Die Projekte an der UZH sind langfristiger ausgerichtet und die Einbindung verschiedenster Interessen erfordert die nötige Zeit. Sie sind meines Erachtens aber nicht weniger effizient, solange der Prozess dynamisch und produktiv bleibt. Auf diese Weise können sogar nachhaltigere Entscheidungen getroffen werden.

Welche wichtige Erfahrung aus Ihrer Zeit im internationalen Finanzmanagement bringen Sie an die UZH mit?

Zum einen internationale Erfahrung. Wer in anderen Ländern und Kulturen lebt und arbeitet, lernt, mit verschiedensten Ansichten inklusiv und dennoch zielorientiert umzugehen. Ausserhalb der eigenen Kultur ist man stärker auf andere Menschen angewiesen und verliert daher schnell die Illusion, dass man als Chef die Dinge am besten kann. Zum anderen Erfahrung mit komplexen Herausforderungen im Finanzmanagement – beispielsweise die Aufgabe, in einer Organisation die übergeordnete finanzielle Steuerung mit der notwendigen finanziellen Autonomie der einzelnen Einheiten im Gleichgewicht zu halten.

Als Direktor Finanzen verantworten und gestalten Sie die finanziellen Rahmenbedingungen an der UZH. Wie zufrieden sind Sie mit dem aktuellen Status quo?

Generell habe ich einen guten Eindruck. Einerseits wird die Verantwortung gegenüber den Geldgebern sehr professionell wahrgenommen. Dies gilt für die Fakultäten und Institute, wie auch für die zentralen Einheiten. Andererseits wurden in den vergangenen Jahren viele Abläufe auf hohem Niveau vereinheitlicht und optimiert – so funktionieren beispielsweise das neue Tool für Vertragsmanagement AVA oder das neue Spesentool sehr effizient und dienstleistungsorientiert. Ich sehe aber auch Chancen, wie wir uns verbessern können.

Nämlich?

Indem wir ein einheitliches, universitätsweites Verständnis von finanzieller Steuerung erreichen. Die Fakultäten und Institute sind für sich gut organisiert und die wichtigsten Finanzprozesse sind klar. Dennoch beobachte ich Doppelspurigkeit in Finanzprozessen. Zudem wünsche ich mir für die Institute mehr Unterstützung in finanziellen Belangen jenseits des Tagesgeschäfts. Dies gerade auch, wenn die Institute Dienstleistungen und Behandlungsangebote für die Öffentlichkeit erbringen, da hier besondere operationelle Herausforderungen bestehen. Generell ist es mir ein Anliegen, die Balance zwischen zentralen und dezentralen Tätigkeiten zu optimieren, ohne die Eigenständigkeit der Einheiten zu hinterfragen.

Mit welchen Massnahmen wollen Sie und Ihr Team die Finanzorganisation der UZH weiterentwickeln?

Die konkreten Massnahmen werden wir bis Ende Jahr und in Abstimmung mit unseren wichtigsten Partnern in einer Finanzstrategie erarbeiten. Als grundlegende Stossrichtung wollen wir einen Teil der bestehenden Ressourcen meiner Direktion in eine neue Einheit umwidmen, die die Fakultäten und Institute in finanziellen Fragen jenseits des operativen Geschäfts unterstützt und ihre finanzielle Sicht gegenüber den zentralen Finanzen vertritt – beispielsweise in der Revision von Finanzprozessen. Dies verbessert unsere Dienstleistungen insgesamt und wir erwarten dadurch eine höhere Nachfrage nach unserem Angebot.

Zudem haben wir mit dem Projekt «Finanzielle Führung der UZH» ein gut ausgearbeitetes Programm, um auf der organisatorischen Seite die Rollenverteilungen in den verschiedenen Einheiten für die zentralen Finanzprozesse (EFP, Budget, Forecast) zu schärfen. Dieses Projekt werden wir in nächster Zeit umsetzen.

Langfristig wollen wir aber auch neue Möglichkeiten in der effizienten Mittelverwendung schaffen. Da die Mittel vom Staat jährlich gesprochen werden, ist eine sinnvolle überjährige Finanzplanung eine besondere Herausforderung. Hier müssen wir Wege finden, um Kostenschwankungen zu absorbieren und den Einheiten auch überjährig mehr Freiheit geben zu können, in einem Kalenderjahr mal weniger oder auch mal etwas mehr auszugeben. Das Ausschöpfen eines jährlichen Budgets führt meines Erachtens kaum zum effizientesten Mitteleinsatz.

Haben Sie weitere Ideen zu Ausgestaltung Ihres neuen Postens?

Ich bin kein Freund von starren Hierarchien, sondern setze mehr auf das, was man unter inkludierendem Management versteht – dass man als Führungsperson Mitarbeitende dazu motiviert und befähigt, sich aktiv einzubringen und auch einmal einen Fehler machen zu dürfen. Das setzt ein gewisses Mass an Transparenz und Förderung der beruflichen Entwicklung durch die Vorgesetzten voraus. In diesem Sinne könnte ich mir auch eine Job-Rotation innerhalb der erweiterten Finanzgemeinde der UZH sehr gut vorstellen.

Wichtig ist mir zudem, jungen Nachwuchskräften attraktive Karriereperspektiven zu bieten – etwa im Rahmen von Projektarbeit oder Traineeprogrammen. Ich denke auf diesem Weg kann die UZH ebenso spannende Startpunkte für Finanzkarrieren anbieten, wie dies in der Privatwirtschaft möglich ist.