Anreize für nachhaltiges Reisen

Wann wählt man für eine Dienstreise ins Ausland das Flugzeug, wann die Bahn? Wird auch die Nutzung von Fahrrädern entschädigt? Und was übernimmt die UZH bei der Verpflegung? Das Spesenreglement klärt diese Fragen.

Das bisherige Spesenreglement stammt aus dem Jahr 2013. Im Zuge seiner Revision wurden einige Regelungen vereinfacht, Anreize für nachhaltiges Reisen gesetzt und Anpassungen an das übergeordnete kantonale Personalrecht vorgenommen.

Wie bisher gilt, dass nur berufsnotwendige und angemessene Ausgaben erstattet werden. Ergänzt wird dieser Grundsatz im neuen Reglement durch eine stärkere Gewichtung der ökologischen Nachhaltigkeit: Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wird klarer geregelt, die Erstattung von Abonnementen für regelmässige Fahrten vereinfacht, und Kilometerpauschalen werden nicht nur für Autos und Motorräder, sondern neu auch für Fahrräder (inklusive E-Bikes) angerechnet.

In vielen Fällen wird der ökologische Nachhaltigkeitsaspekt auch höher gewichtet als der Preis: So gilt für Reiseziele bis zu sechs Stunden Fahrzeit die Bahn als Regelfall, auch wenn dadurch eine zusätzliche Übernachtung notwendig wird (Beispiel A). Und bei Flugreisen wird das ökologisch beste, aber allenfalls etwas teurere Angebot unterstützt (Beispiel B).

Beispiel A: Konferenz in Paris
«Urs Peter nimmt an einer Konferenz in Paris teil, die um 9 Uhr beginnt. Um 10 Uhr muss er seinen Vortrag halten. Mit dem ersten Zug aus Zürich käme er erst um 11 Uhr in Paris an, per Flugverbindung bereits kurz nach 8 Uhr.»

Nach bisherigem Spesenreglement hätte Urs Peter den Flug nehmen müssen, sofern das kostengünstiger ist, als eine Zugreise plus Übernachtung in Paris. Im neuen Reglement ist für Ziele unter sechs Stunden Fahrtzeit grundsätzlich der Zug vorgesehen. Da dieser im vorliegenden Beispiel zu spät für den Vortrag ankommt, kann Urs Peter ein Zugticket für den Vortag und eine zusätzliche Übernachtung in Paris abrechnen, selbst wenn dies teurer wäre als der frühe Flug. Ist eine Anreise am Vortag aus wichtigen beruflichen oder privaten Gründen nicht möglich (z.B. Kinderbetreuung), kann Urs Peter den frühen Flug nehmen.

Beispiel B: Konferenz in den USA
«Barbara Peter stellt ihre Forschung an einer amerikanischen Universität vor. Sie vergleicht verschiedene Flugrouten und Airlines und entscheidet sich schliesslich für einen Direktflug. Dadurch ist ihr Flug ca. 15 Prozent teurer als ein Angebot mit zwei Zwischenlandungen im gleichen Zeitraum.»

Die UZH trägt die Mehrkosten, die mit der Wahl des ökologisch besseren Angebots entstehen.

Auch zur Verpflegung auf Dienstreisen gelten seit dem 1. Juli 2023 neue, vereinfachte Regeln, da die Regelungen der UZH an diejenigen des Kantons Zürich angenähert werden mussten.

Beispiel B2: Konferenz in den USA
«Da das Hotel, in dem Barbara Peter übernachtet, keine Verpflegungsmöglichkeiten bietet, frühstückt sie in einem nahegelegenen Café und zahlt 18 Franken dafür. Später nimmt sie ein kleines Mittagessen für 24 Franken. zu sich. Am Abend besucht sie ein Restaurant und gönnt sich ein Menü für 93 Franken.»

Bei der auswärtigen Verpflegung werden seit Sommer 2023 die effektiven Kosten gegen Beleg erstattet. Der Höchstbetrag liegt bei 20 Franken, jeweils für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Barbara Peter erhält also 58 Franken rückerstattet: Das Frühstück wird vollständig erstattet, und für das Mittag- und Abendessen erhält sie jeweils 20 Franken. Die bisherigen Pauschalen entfallen.