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Die Weiterentwicklung der Finanzorganisation an der UZH zielt darauf ab, Leitungspersonen in Finanzfragen besser zu unterstützen und zu diesem Zweck Rollenzuteilungen zu klären. Die Verantwortlichen werden in die Lage versetzt, die vorhandenen Mittel effektiver und strategischer einzusetzen als bisher und finanziellen Freiraum zu schaffen für die aktive Gestaltung von Forschung und Lehre.
Die Grundlagen für die neue Finanzorganisation wurden von der Direktion Finanzen zwischen 2022 und 2023 entwickelt. Im Rahmen des Projekts «Finanzielle Führung der UZH» (FFU) wurden vier «Rollen», die in jeder finanziellen Einheit wichtig sind, standardisiert (siehe Kasten) und drei Modelle für die Organisation des Finanzwesens entwickelt – massgeschneidert auf die Verhältnisse an der UZH.
Seit Anfang 2024 läuft die Umsetzung dieser Neuerungen in den UZH-Einheiten. Unterstützt werden sie bei Bedarf über das Projekt FFU hinaus von der 2024 neu geschaffenen Abteilung «Finance Integration» (FI). Diese dient künftig als erste Anlaufstelle für Anliegen rund um die finanzielle Führung.
Doch weshalb brauchte es überhaupt Neuerungen? Die bisherige Finanzorganisation funktionierte in den rund 300 Einheiten der UZH doch sehr gut? «Ja, solange alles in gewohnten Bahnen verläuft. Doch wenn neue Personen dazukommen, wird es aufwändig», sagt Kerstin Press, Projektleiterin Umsetzung Finanzorganisation im Rahmen des Projekts FFU, und führt aus: «Die Einarbeitung neuer Institutsleiter:innen oder Geschäftsführer:innen kann lange dauern, da jede Einheit ihre eigene Finanzorganisation aufgebaut hat.» Funktionen mit der gleichen Bezeichnung – wie zum Beispiel Geschäftsführung – haben recht unterschiedliche Aufgaben; manche machen nur die Budgetierung, andere auch den Forecast, wiederum andere keines von beiden. Entsprechend aufwändig gestaltet sich daher die Suche nach Ansprechpersonen, sobald der Prozess über die eigene Einheit hinausgeht. «Neue Rollenträger:innen müssen das alles erst herausfinden.»
Mit dem zunehmenden Spardruck der öffentlichen Hand steigt ausserdem der finanzielle Druck auf die Einheiten. Für neue Projekte stehen zunehmend weniger Mehrmittel zur Verfügung. UZH-Einheiten werden daher in den kommenden Jahren vermehrt darauf angewiesen sein, die vorhandenen finanziellen Mittel umzuwidmen und Prozesse effizienter zu gestalten, um neue Ideen kostenneutral realisieren zu können. Dieser neue Umgang mit Finanzen erfordert ein gemeinsames Verständnis von finanzieller Führung. Leitungspersonen müssen wissen, wo Ressourcen bestehen, wo sich allenfalls zu aufwändige Prozesse eingeschlichen haben, wann was frei wird, wie die Lehrstuhlplanung aussieht etc.
Nicht alle UZH-Einheiten haben heute Mitarbeitende, die sich vertieft der Finanzanalyse und dem Ressourcenmanagement widmen. «Das ist ein Nachteil – die wenigsten Entwicklungen lassen sich ohne Geld realisieren», sagt Press.
Die Ressourcenmanager:in managt die Budgetierung und den Forecast und eignet sich das nötige Wissen an, um die finanziellen Daten bereitzustellen, die für die Weiterentwicklung der Einheit benötigt werden. In einem grossen Institut oder Dekanat kann sie zum Beispiel analysieren, was es finanziell bedeuten würde, wenn das Betreuungsverhältnis von Studierenden zu Professor:innen angepasst würde – was sich nicht nur in der Lehre und Forschung, sondern auch im Rating der Gesamtuniversität positiv auswirken würde.
«Die Leitungspersonen sollen mit der Rolle Ressourcenmanagement kompetente und vernetzte Diskussionspartner:innen in Finanzfragen erhalten», fasst Press die neue Rolle zwischen Leitung und Dateneingabe zusammen, «wir empfehlen, sie in alle Finanzdiskussionen der Einheit einzubinden.» Kleine Einheiten sollen ebenfalls von einem kompetenten Ressourcenmanagement profitieren können – indem sie die Funktion mit anderen Einheiten teilen können.
Als schöner Nebeneffekt wird die Harmonisierung der Rollen neue Karrierepfade an der UZH eröffnen. Rollenträger:innen werden zukünftig einfacher als bisher in eine andere Einheit wechseln können. Das werde das Gewinnen neuer Leute für diese Aufgabe erleichtern, ist Kerstin Press überzeugt. Das mittelfristige Ziel ist es, die Vernetzung unter den Einheiten auszubauen und an der UZH eine Finanz-Community aufzubauen. Diese wird ihr Wissen mit anderen teilen und so die finanzielle Basis für die Weiterentwicklung der gesamten UZH schaffen.